Jak správně vést knihu jízd, abyste ušetřili čas a nezaskočila vás kontrola
| 17.1.2022 | Komerční článek | |
 Využíváte k podnikání soukromé nebo firemní auto? Pak se na vás vztahuje povinnost vést knihu jízd. Přečtěte si, jak si usnadníte práci při jejím vedení a jaké údaje do ní patří podle požadavků finančního úřadu a inspekce práce.
Kniha jízd může mít papírovou i elektronickou podobu a slouží k evidování údajů o provozu služebního nebo soukromého auta, které využíváte k podnikání.
Kdy vedete knihu jízd
Pokud uplatňujete skutečné výdaje jako OSVČ nebo skutečné náklady ve firmě při vedení účetnictví a využíváte auto v podnikání, vztahuje se na vás povinnost vedení knihy jízd. Týká se plátců i neplátců DPH.
Existuje však jedna výjimka. Pokud jako OSVČ vedete daňovou evidenci, uplatňujete skutečné výdaje (nikoliv paušální výdaje procentem z příjmů) a rozhodli jste se využívat paušál na dopravu, knihu jízd vést nemusíte. Místo prokazování skutečných výdajů každý měsíc uplatníte paušální částku 5 000 Kč za jedno auto a zapisování jízd neřešíte.
Knihu jízd také povinně vedete, abyste vykazovali dodržování bezpečnosti práce. Podle zákona totiž řidiči musejí dodržovat povinné přestávky. A jejich čerpání se kontroluje na základě záznamů v knize jízd.
Například řidič referent (který není řidičem z povolání – typicky obchodní zástupce na cestě za zákazníkem) si musí vzít první přestávku nejpozději po 4,5 hodinách řízení.
Co musí obsahovat kniha jízd
Správně vyplněná kniha jízd obsahuje tyto údaje:
- datum jízdy,
- čas začátku a konce jízdy,
- destinaci – odkud a kam jedete,
- určení a označení vozidla – typ vozidla, SPZ a průměrnou spotřebu uvedenou v technickém průkazu,
- počet ujetých kilometrů,
- účel cesty – např. obchodní schůzka se společností ABCD s.r.o.,
- stav tachometru po ujetí cesty, který odpovídá tachometru ve vozidle,
- údaje o čerpání pohonných hmot, které se prokazují účtenkami za tankování.
V jaké formě musíte vést knihu jízd
Legislativa nestanovuje jedinou přípustnou formu. Podnikatelé dřív využívali ruční (papírovou) evidenci. Připravili si jednoduchý vzor knihy jízd s příslušnými kolonkami nebo si koupili předtištěné tiskopisy a po skončení cesty do něj řidiči zaznamenali své jízdy.
Papíry se však lehce ztratí a provádění případných oprav je složité. Z toho důvodu je dnes rozšířenější elektronická kniha jízd. Tu si můžete vytvořit sami a zdarma třeba v Excelu. Nebo k tomu účelu využít speciální software či účetní program.
Speciální software pro vedení knihy jízd nabízí pokročilé funkce a vyplatí se například logistickým firmám s větší flotilou aut. Běžná firma s pár auty ho zpravidla nepotřebuje a využije spíše účetní program, ve kterém kromě knihy jízd najde všechny údaje o objednávkách, fakturách, skladové evidenci nebo mzdách.
Usnadněte si práci v účetním programu
Kniha jízd bývá běžnou součástí účetních programů. Pokud některý využíváte, podívejte se, jestli knihu jízd neobsahuje. Například v Money S3 je kniha jízd součástí všech balíčků a nic za ni nepřiplácíte.
Pokud máte knihu jízd v účetním programu:
- automaticky za vás spočítá ujeté kilometry podle zadaného počátečního a konečného stavu tachometru,
- pohlídá termíny technické kontroly, emisí nebo pravidelných prohlídek,
- vystavíte v něm cestovní příkazy pro zaměstnance a připravíte cestovní náhrady.
Vyzkoušejte si to hned
Elektronické vedení knihy jízd se všemi funkcemi si můžete zdarma vyzkoušet v programu Money S3.
Účetní systém Money S3 je vhodný pro:
- živnostníky, kteří vedou daňovou evidenci,
- malé a střední firmy, které vedou účetnictví,
- a neziskové organizace, které chtějí vést jednoduché účetnictví zdarma.
Výhodou je, že ho můžete testovat, jak dlouho chcete. Hlavním omezením je počet dokladů. Ve verzi zdarma vystavíte až 500 záznamů do účetního a peněžního deníku nebo 20 cestovních příkazů.
Související články:
všechny články | | Dále v rubrice
všechny články v rubrice
|